12 consejos prácticos para gestionar de forma óptima el inventario de la empresa.

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Para las empresas que manejan inventarios es importante controlar de forma regular las existencias que se tienen así como estar siempre pendiente de los mismos para evitar pérdidas por robos o por una mala manipulación o peor aún dejarlos dañar por no venderlos a tiempo.

Estos consejos prácticos están orientados a que se controlen de mejor forma así:

Tomando en consideración si los inventarios que se manejan son no perecibles

  1. Llevar un kardex adecuado, en el que se evidencien los ingresos y los egresos, los ingresos de inventario siempre modificarán los costos y los egresos siempre saldrán a los costos de ese día. El kardex se lo puede llevar manualmente, en una hoja de Excel o en un sistema, pero va a depender de la cantidad de ítems y del volumen de movimientos para determinar qué es lo mejor, se recomienda siempre llevarlos en un sistema.
  2. Llevar regularmente conteos físicos que se comparen con los que se llevan en el sistema, la periodicidad va a depender de la necesidad de control que se desee mantener, a más necesidad más regularidad, pero al menos se recomienda hacerlo una vez al año.
  3. Establecer responsables de las bodegas, quienes deberán llevar con firmas de responsabilidad todos los movimientos de ingreso (firma de recepción) y egreso (firma de entrega y de recepción); así como, el inventario con el que empieza su gestión. También deberán controlar al personal que entra y sale de a la bodega.
  4. Verificar regularmente que el inventario físico esté cuadrado con el valor que indican los libros contables, se recomienda que esta revisión se la haga mensualmente.
  5. Controlar que lo que se vende nos redunde en utilidad, es decir revisar regularmente los costos de los inventarios para establecer el valor de venta de los mismos, si se venden ítems compuestos a partir de otros se debe analizar todos los ítems que intervienen y establecer el valor de venta adecuado en el que se incluyan costo de los ítems (materia prima), mano de obra directa, indirecta y valor de utilidad.
  6. Analizar regularmente los costos unitarios de adquisición de los inventarios y compararlos con los diferentes proveedores, de aquí se puede obtener datos de los proveedores que nos venden a menor precio, pero siempre tomando en cuenta la calidad de los productos de los diferentes proveedores, para esta tarea debemos ayudarnos de los encargados de la bodega.
  7. Establecer estadísticas del inventario que tienen mayor rotación y de aquellos que son más rentables para la empresa, esto se lo puede hacer estableciendo un Pareto de Ventas, en general la estadística del 80 – 20 es la más recomendad.
  8. Establecer la cantidad mínima y máxima del inventario para evitar faltas del mismo para las actividades de ventas o para evitar excesos. Para establecer la cantidad mínima debemos tomar en cuenta los siguientes parámetros:
    1. Volumen de ventas en un rango promedio de tiempo (en general 30 días).
    2. Tiempo de reposición que es el tiempo en días que se toman nuestros proveedores en entregar los inventarios desde que se hace la solicitud de los mismos.
  9. Nuestro análisis de stocks debe considerar las siguientes variantes adicionales:
    1. Inventario en tránsito.- Son aquellas ítems que han sido confirmados su adquisición pero por temas de distancia no pueden ser entregadas inmediatamente, éstas generalmente son las que se importan desde otros países y toman tiempo por temas de aduana y transporte.
    2. Ítems de temporada.- Aquellos que dependiendo de la época se venden más o menos, por ejemplo en época de clases se venden más artículos escolares que en otras épocas.
    3. Ítems de alta demanda.- Esto puede deberse a campañas que impulsan su venta en un momento determinado, productos nuevos o novedosos.
    4. Problemas con logística de entrega de los proveedores.- Estos eventos deberían ser esporádicos ya que si son regulares lo más aconsejable será cambiar de proveedor, estos eventos podrían ser por ejemplo por catástrofes, huelgas, accidentes.
    5. Espacios en bodega y logística.- Aquellos ítems que por su volumen o empaque ocupan espacio y que puede requerir contratar temporalmente espacios adicionales o que al manejar altos volúmenes se puede requerir de maquinaria adicional para mantenerlos adecuadamente.
  10. Para el caso de que no se puede entregar inmediatamente los ítems vendidos la mejor práctica es separar los mismos en una ubicación específica de la bodega o en otra, esto nos ayudará a controlar el espacio que requerimos y tomar en cuenta que debemos gestionar oportunamente la entrega. Tomar en cuenta que estos inventarios ya no son de propiedad de la empresa y el hecho de que se encuentren en nuestra bodega generarán costos de operación adicionales en los que no se debería incurrir.

Adicional si el inventario es perecible:

  1. Manejar correctamente los lotes, en general debe aplicar la lógica FIFO, es decir primero en ingresar será el primero en salir, para esto lo mejor es soportarnos en un control electrónico y organizar la bodega para egresar o entregar los ítems que tengan fecha más próxima de vencimiento, esto se lo puede mejorar como en una cadena de producción poniendo a la mano los que se desean vender más pronto
  2. Mantener una comunicación constante con los responsables de las bodegas para que se informe de requerimientos de espacio, control de humedad, requerimientos de equipos para mantener los inventarios en condiciones adecuadas.

Autor: Ing. Hugo Carrera

Categoría:
  Contabilidad
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