Como sociedad organizada y desde que existe un Estado se ha buscado mejorar los controles de intercambio de bienes y servicios, es así que en la actualidad se usan tanto los documentos físicos (impreso en papel) como los documentos electrónicos (archivo estructurado con un formato).
Existen varias razones por lo que se tiende a utilizar documentos electrónicos en vez de los tradicionales físicos, entre estas tenemos:
- Disminución del uso de papel que contribuye a un uso menor de recursos naturales.
- Disminución de espacios físicos de almacenamiento de documentos.
- Disminución de tiempo utilizado para la entrega de documentos.
- Disminución del error humano.
Todas las características indicadas nos muestran beneficios como:
- Mejora la economía de las personas o empresas, debido a que no se requiere gastar en imprimir documentos.
- Reutilización de espacios que antes se destinaba para guardar documentos físicos.
- No requiere que se gaste en movilización para entregar o recoger documentos.
- La búsqueda de documentos se hace más rápida.
- Mejora el control fiscal.
Como características en contra podríamos mencionar las siguientes:
- Disminución en la interacción de las personas, lo que conlleva a que las sociedades se hagan más frías y robotizadas.
- Disminución de las plazas de trabajo.
- Requerimientos de más energía y recursos para tener en línea los equipos donde se almacenan los documentos electrónicos.
Ahora respecto de los tipos de emisión como se indicó en un inicio son dos:
- Física, que es la impresión en papel, generalmente se demuestra su autenticidad porque está pre impreso con: Logos, datos de autorización de la entidad de control, fechas de autorización y datos de imprenta.
- Electrónica, que es mediante el manejo de archivos de datos estructurados generalmente con un formato en tipo XML (eXtensible Markup Language) y autenticados con una firma digital, la cual ratifica que el emisor de dicho documento es auténtico y que su documento es íntegro.
Para el caso de Ecuador existen varios tipos de documentos para las diferentes transacciones entre las personas, las cuales están controladas y reguladas por el SRI (Servicio de Rentas Internas). A continuación resumo en un cuadro de los tipos de documentos y sus tipos de emisión:
Los cinco pasos y sus requisitos para manejar documentos electrónicos son los siguientes:
Contar con firma digital la cual puedes adquirirla en cualquiera de los puntos autorizados, si deseas que te colaboremos te asistimos con la emisión de la firma. Da clic en el siguiente botón.
caso contrario te puedo indicar otra opción como el registro civil, lo puedes ubicar en: https://www.registrocivil.gob.ec en la sección servicios electrónicos.
- Solicitar al SRI la habilitación del ambiente de pruebas, esto lo puedes hacer directamente en el sitio web de la entidad de control en http://www.sri.gob.ec en la opción Servicios en Línea, te conectas con tu usuario y contraseña y vas al menú “Comprobantes Electrónicos” y seleccionas “Pruebas”.
- Debes contar con un sistema que genere los documentos electrónicos, los gestione enviando al SRI y reciba del mismo su aprobación. Para este punto si no tienes un sistema y tus transacciones son pocas te recomiendo el sistema gratuito del SRI que lo ubicas en su mismo sitio web, caso contrario si requieres un sistema te puedo sugerir el siguiente: https://www.confidentefinanciero.com
- Debes contar con un correo electrónico específico para remitir los documentos generados. La normativa emitida por el SRI indica que una vez emitidos los documentos electrónicos es obligación del emisor enviar los documentos al correo electrónico del receptor, como adicional se podrá usar otros medios como portales o mensajes de texto u otros.
- Luego de terminadas las pruebas y cuando estemos listos para pasar a producción debemos solicitar al SRI la habilitación del ambiente de producción, esto se lo debe hacer similar a la solicitud de pruebas, pero ahora pedimos “Producción”, aquí debemos seleccionar que tipos de documentos vamos a emitir, aquí recomiendo seleccionar todos los tipos porque no sabemos cuándo vamos a requerir de algún tipo que actualmente no manejamos.
También te puedo dar dos tips adicionales:
- Recuperación de documentos electrónicos
Si no te ha llegado por algún motivo el correo de alguna factura que te han emitido, el SRI tiene una opción para que los contribuyentes puedan consultar los documentos que les han sido emitidos, esto lo puedes consultar en el sitio del SRI en http://www.sri.gob.ec en la opción Servicios en Línea, te conectas con tu usuario y contraseña y vas al menú “consulta comprobantes electrónicos” y seleccionas “comprobantes electrónicos recibidos”. Si deseas recuperar todos los documentos de un mes, en la opción de período de emisión en vez de seleccionar un día específico debes seleccionar Todos.
- Anulación de documentos electrónicos
Si eres el emisor de un documento electrónico y si por algún motivo requieres anularlo, debes tomar en cuenta que primero se debe informar al receptor que se va a realizar la anulación del mismo para que luego lo confirme de ser necesario; luego de eso, debes ingresar al sitio web del SRI en http://www.sri.gob.ec en la opción Servicios en Línea, te conectas con tu usuario y contraseña y vas al menú “Comprobantes electrónicos”, “Producción” y seleccionas “Anulación comprobantes”, ahí te solicita primero generar una solicitud y te pide todos los datos de emisión, entre ellos la autorización y clave de acceso. Se debe tomar en consideración que dependiendo del tipo de documento el SRI verificará entre otras cosas el tiempo máximo desde que se emitió el documento a la fecha de solicitud de anulación. Luego de emitida la solicitud el emisor recibirá un correo con la confirmación y el receptor deberá confirmar también la anulación conectándose al sitio web del SRI con sus credenciales e ir al menú “Comprobantes electrónicos”, “Producción”, “Anulación comprobantes” opción “Confirmar Anulación Comprobantes”
Notas. Si deseas saber más sobre:
- XMLs visita: https://aws.amazon.com/es/what-is/xml/
- Firma digital visita: https://es.wikipedia.org/wiki/Firma_digital